Coffre-fort électronique : 4 avantages du bulletin de paie numérique

Le saviez-vous ? La règlementation oblige tout dirigeant d’établissement professionnel à conserver certains documents notamment les bulletins de paie dématérialisés pendant une certaine durée. Et cela doit se faire en suivant certaines obligations légales : obligation de disponibilité, obligation d’intégrité, obligation de confidentialité, des documents accessibles pendant toute la carrière des salariés.

À ce titre, le coffre-fort électronique s’avère la solution la plus pratique pour répondre efficacement à toutes ces exigences fixées par la loi. Il s’agit d’un service innovant qui assure la sécurisation des fichiers numériques. S’imposant comme un outil phare de la gestion du personnel, le coffre-fort électronique connait une forte popularité au sein des sociétés depuis quelques années.

Il rend la vie facile non seulement à l’employeur, mais aussi aux collaborateurs. Découvrez ici tous les atouts que confère cette solution de stockage 100 % digitale.

Le coffre fort en ligne, pour sécuriser et protéger les bulletins de salaire des employés

Avant tout, il serait intéressant de rapidement définir le coffre fort numérique bulletin de paie. Il s’agit en réalité d’un espace de stockage sécurisé en ligne dont les principales fonctions consistent à récupérer automatiquement les fiches de paie numériques. De manière concrète, l’outil se présente comme un compte en banque en ligne qui requiert une identification.

Ainsi, la première bonne raison pour laquelle vous devez implémenter cet outil dans votre entreprise est qu’il offre une confidentialité optimale à tous les membres de la société. Étant donné que son accès est soumis à une authentification spéciale (cela peut être un logiciel de signature électronique, l’horodatage et/ou les empreintes d’intégrité), les données personnelles comme les bulletins de salaire de vos salariés sont préservées.

Personne d’autre que l’employé ne peut accéder aux données que ce dernier a stockées dans son coffre-fort numérique personnel. Aussi, une solution de coffre fort électronique bulletin de paie met à l’abri également les documents confidentiels et sensibles des risques tels que:

  • La falsification ;
  • Le vol ;
  • La perte ;
  • La destruction ;

Ce n’est pas tout, en vous équipant du meilleur coffre fort électronique, la valeur juridique des bulletins de paie dématérialisés sera continuellement assurée. Puisqu’il prend en compte les évolutions règlementaires dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

À noter qu’afin d’être vraiment qualifié comme un coffre fort numérique pour entreprise, ce dernier doit être conforme à certaines normes techniques à savoir :

  • la norme AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage ;
  • les exigences de l’ANSSI ;
  • et le décret n° 2018-853.
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Le coffre fort numérique bulletin de paie, pour gagner en temps et en productivité

Avec un coffre fort numérique pour entreprise, le service RH sera déchargé des tâches administratives qui se révèlent la plupart du temps assez chronophages. Grâce à cette solution digitale, le directeur des Ressources Humaines n’a plus besoin d’imprimer, de mettre sous enveloppe ou encore de mener d’action particulière pour la distribution des bulletins de salaire, ni même de les archiver à terme.

Il n’aura qu’à procéder à l’édition des bulletins de salaire en ligne pour ensuite les envoyer tous les mois dans le coffre-fort numérique personnel de chaque collaborateur. Le salarié recevra automatiquement une notification souvent par e-mail ou SMS. Cela améliore la communication au sein de l’entreprise.

L’employé sait en temps réel qu’il a reçu son bulletin de paie numérique et peut donc y accéder partout où il se trouve à n’importe quel moment depuis son smartphone, sa tablette ou son PC. Le responsable RH pourra alors consacrer ce gain de temps à des activités à haute valeur ajoutée, un atout pour le développement de l’organisme.

Il faut noter aussi que l’accès aux fiches de paie est à vie, pour la majorité des coffres-forts numériques, et cela, même s’il y a changement d’employeur.

Le coffre fort numérique bulletin de paie, un outil écologique et de fidélisation

En adoptant une solution coffre fort numérique, fini les impressions de bulletins de paie à la fin de chaque mois. Vous limitez l’utilisation de papier par votre entreprise, ce qui contribue à la réduction de l’empreinte écologique. Selon les statistiques, les entreprises françaises produisent plus de 900 000 tonnes de déchets en papier chaque année.

Le choix d’un coffre-fort électronique bulletin de paie constitue donc une solution durable et éthique. Cela améliore aussi l’image de marque de votre société et va jouer un rôle capital en matière de motivation et de fidélisation. Le coffre virtuel permet ainsi de fidéliser les collaborateurs et d’optimiser les relations avec les fournisseurs et clients .

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Le coffre fort virtuel, un gain d’argent et de place important

Saviez-vous que par document non imprimé, vous pouvez gagner entre de 10 à 30 centimes ? Les bulletins de paie dématérialisés vous feront donc réaliser des économies notables sur le long terme. Par ailleurs, l’archivage des documents RH papier requiert la mobilisation de ressources non négligeables : organisation, lieux physiques, processus internes, etc.

Tout ceci peut être évité si vous faites l’option d’utiliser un coffre fort numérique bulletin de paie. Cet outil vous permet de regrouper et de stocker tous les documents RH en version papier de la société en un seul et même endroit. Mieux, il sert aussi de porte-documents dans le sens où il vous permet d’organiser, de répertorier, de trier tous vos données importantes en fonction de vos besoins.

Une telle gestion électronique de ces documents dématérialisés a pour principal avantage de permettre aux employés de retrouver tous leurs documents professionnels (bulletin de paie électronique, contrats, etc.) au sein du coffre fort numérique pour entreprise.

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Aurel Mathias
Aurel Mathias
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