En tant que chef d'entreprise, vous avez tout intérêt à mettre en place un suivi régulier pour contrôler et optimiser l'utilisation des ressources de votre structure. Il s'agit d'une tâche relativement contraignante, chronophage, et qui requiert une attention particulière. Heureusement, il existe des solutions comme celles proposées par Expensya qui vous permettent de gagner un temps considérable.
Voici tout ce qu'il faut savoir sur ce logiciel de gestion multifonctions.
C'est quoi Expensya ?
Expensya est un outil de gestion des dépenses d'entreprise développé par une start-up française du même nom. Les solutions qu'il propose sont adaptées aux besoins des auto-entreprises, des TPE, des start-ups, des PME, des ETI, des grandes entreprises et même des multinationales.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, opter pour Expensya vous permet d'effectuer un suivi efficace de vos dépenses et de celles de vos collaborateurs. Avec actuellement plus de 600 000 utilisateurs à travers le monde, c'est un outil flexible qui répond à toute une palette de besoins.
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Quelles sont les principales fonctionnalités de l’outil de gestion Expensya ?
Le principal atout du logiciel Expensya est qu'il intègre de nombreuses fonctionnalités pour une prise en charge complète de la gestion des dépenses des entreprises.
L’automatisation de la saisie des dépenses
Expensya s'appuie notamment sur sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR+) pour automatiser la saisie de vos dépenses. Il n'est plus question de perdre le temps avec le traitement manuel des factures. Les données de vos factures reçues par e-mail sont traitées automatiquement.
Par ailleurs, vos données sont archivées et sécurisées conformément aux normes établies. Que ce soit sur la plateforme web ou sur l'application mobile, elles sont automatiquement mises à jour. Vous bénéficiez donc d'un suivi en temps réel où que vous soyez.
L’automatisation du processus de comptabilisation de vos dépenses
Grâce à Expensya, vous pouvez automatiser le processus de comptabilisation des dépenses de votre entreprise. La gestion de la TVA récupérable est facilitée et vous avez accès à une fonctionnalité d'analyse des données financières de votre entreprise. Cela permet d'expliquer les résultats de l'entreprise et de les valoriser au mieux.
De plus, vous pouvez générer facilement vos ordres de virement SEPA et vos ordres de mission depuis cet outil de gestion.
Contrôle des dépenses effectuées dans le cadre de l’exécution des activités de l’entreprise
Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, Expensya vous permet de limiter les dépenses en fonction du budget établi. Pour ce faire, vous pouvez générer des cartes de paiement virtuelles sécurisées et plafonnées. Les notes de frais soumises par vos collaborateurs sont alors minutieusement analysées avant une autorisation de remboursement. Vous pouvez ainsi détecter les éventuelles fraudes ou erreurs plus rapidement.
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Des intégrations favorisées par des collaborations avec de grandes enseignes
La start-up Expensya collabore avec les meilleurs acteurs du marché afin de vous proposer un niveau d'intégration optimal de vos outils. Voici quelques exemples de partenaires pour chacun de vos besoins :
- Récupération de la TVA : VAT4U, Eurotax et 60dias ;
- Voyages d'affaires : Egencia, TravelPerk, Travel Planet… ;
- Éditeurs de logiciels : Microsoft, Cegid, QuickBooks et Sage ;
- Télécom et Mobile : Orange, Deutsche Telekom, Apple et Uber ;
- Émetteurs de cartes de paiements : BNP Paribas, SG Crédit du Nord…
De plus, vous pouvez utiliser les interfaces de programmation publiques (OC+, Expense, Exports…) développées par Expensya pour synchroniser tous vos outils de gestion.
Quels sont les tarifs ?
Les tarifs proposés par Expensya varient selon les entreprises.
- Pour les petites entreprises, la licence est facturée à 4 € par mois. Il s'agit de la formule Silver avec un accès à un certain nombre de fonctionnalités ;
- Les moyennes entreprises peuvent opter pour la formule Gold et bénéficier d'une facturation de 6,40 € par mois par licence. Il est possible d'obtenir plus de 100 licences ;
- Pour les grandes entreprises, la formule Premium est accessible sur devis.
Enfin, notez que vous pouvez bénéficier de 30 jours d'essai gratuit, sans engagement et sans carte de crédit pour tester les solutions d'Expensya.
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