Myarkevia : tout savoir sur le coffre-fort numérique

Myarkevia ou mon compte Arkevia rejoint les solutions de gestion d’entreprise, à l’exemple des applications comptables et des logiciels de caisse. Cette fois-ci, c’est au niveau des ressources humaines que l’on voit les documents se dématérialiser totalement. Il s’agit du service de coffre-fort numérique dont les avantages et les fonctionnalités ont révolutionné l’ensemble des processus dans l’administration du personnel et les tâches y étant relatives. Zoom sur Arkevia et ses atouts pour votre société !

Découvrir MyArkevia

Arkevia, dont Myarkevia est l’espace personnel dédié à chaque utilisateur, est un dispositif qui fonctionne comme un coffre-fort digital. Dans le jargon, on l’appelle également coffre-fort électronique salarié. Il rend possible le rangement sous haute sécurité de tous les documents relatifs à la gestion des ressources humaines tels que :

  • Les fiches de paie
  • L’ensemble des documents générés par votre système de gestion RH
  • Les factures, les reçus et les quitus
  • Les diverses pièces justificatives
  • Les diplômes, certificats et archives des sanctions, etc.

Cette solution développée par le groupe Cegedim permet également le partage de documents entre collaborateurs en ligne dans la confidentialité absolue depuis leur compte personnel Myarkevia. Le dispositif fonctionne sous un système fiabilisé pour la conservation de documents de haute importance.

Les particuliers peuvent également profiter de ce service de coffre-fort informatique en se rendant sur le site officiel www.arkevia.com.

MyArkevia : comment ça marche ?

Les fonctionnalités du logiciel Arkevia comprennent deux interfaces : celle au niveau du service des ressources humaines et celle d’usage pour l’employé.

Au niveau des ressources humaines

Le responsable peut stocker tous les documents numériques sur Arkevia pour les partager à tout moment avec les membres du personnel. Les fichiers ainsi sauvegardés sont accessibles uniquement par le gestionnaire et le salarié concerné. Par principe, l’employeur doit toujours aviser ses collaborateurs d’une éventuelle distribution de bulletins de salaire par messagerie électronique et non en version physique. Même si théoriquement, leur accord préalable n’est pas nécessaire.

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Au niveau du salarié

À chaque partage de documents par le responsable, le salarié en reçoit la notification par mail lui proposant de consulter son coffre-fort. Arkevia crée en effet des répertoires afin d’optimiser la gestion documentaire automatique. L’employé peut également opter pour la réception en version papier de ses pièces. Pour ce faire, il suffit qu’il fasse parvenir sa demande au responsable dans les 30 jours qui suivent son entrée dans la société. À défaut de cette démarche, le partage et l’archivage s’effectuent systématiquement de façon numérique.

Lire aussi : AMI Compta : tout savoir sur cette solution de facturation

Pourquoi utiliser MyArkevia : ses avantages

Le coffre-fort électronique salarié fait bénéficier à ses utilisateurs d’avantages et d’optimisation tangible de leur temps grâce à :

Ses fonctionnalités multiples

Les fiches de paie ainsi que les autres documents annexes sont envoyés et réceptionnés par leurs titulaires sous le format PDF. Toutes les pièces sont signées électroniquement et se conservent pour une durée maximale de 50 ans.

La haute sécurisation des documents

Tous les fichiers sont garantis sous la protection contre les pertes et les vols numériques. En outre, même après avoir définitivement quitté l’entreprise, l’accès aux données du coffre-fort virtuel reste sécurisé et garanti grâce au système de confidentialité par identifiant et mot de passe.

Son système d’archivage authentifié

Les documents enregistrés sur MyArkevia détiennent une valeur probante. En effet, le système de signature électronique unique par utilisateur leur octroie les mêmes fins que les pièces justificatives légales en papier.

L’image responsable qu’il procure

Une entreprise engagée dans une démarche de dématérialisation intègre la communauté des partisans de l’innovation, de la consommation et de la gestion responsable des ressources, et enfin de la vision plus écologique de l’avenir. Ce qui aujourd’hui constitue des critères d’image importants pour toute société dynamique et moderne.

Aux économies des ressources

Enfin, dans la vraie pratique, les départements RH optimiseront non seulement leur temps, mais également leurs papiers, la durée de vie de leurs imprimantes et de leurs encres, en supprimant les tâches relatives à la production et l’envoi de bulletins de paie et autres documents RH physiques. Du côté du salarié, il lui suffit de télécharger ou d’imprimer les pièces justificatives si le besoin se présente. Tous les fichiers restent stockés et accessibles à tout moment sur Arkevia.

Comment accéder Myarkevia ?

Pour accéder à votre compte Arkevia ou Myarkevia, il suffit de suivre les étapes ci-après :

  • Allez sur la page de connexion Myarkevia
  • Saisissez votre nom d’utilisateur ou identifiant ainsi que votre mot de passe. Ces données d’accès vous sont normalement fournies au moment de votre inscription, c’est-à-dire lors de votre embauche. Le mot de passe ainsi transmis est provisoire, et nous recommandons de le changer dès que possible pour optimiser la sécurité de vos documents.
  • Après authentification, vous accédez à votre espace personnel. La page d’accueil qui s’affiche confirme la réussite de l’étape de votre connexion.

En cas de problème ou d’oubli du mot de passe Arkevia

Si vous constatez un problème pour vous connecter, contactez l’assistance ou parcourez les autres options de dépannage de ce type de dysfonctionnement au sein de votre organisation.

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « mot de passe oublié » et entrez dans le champ indiqué l’adresse mail de réinitialisation que vous avez enregistrée lors de votre souscription. Si vous êtes un utilisateur individuel ou indépendant, le dispositif peut demander votre SIREN. Vous devrez recevoir après quelques instants un lien pour confirmer votre login et créer un nouveau mot de passe pour accéder à votre compte.

Pour activer votre compte pour la première fois

Pour votre première connexion sur l’interface, la première étape consiste à activer votre compte pour accéder à toutes ses fonctions. Commencez par cliquer sur « Je m’inscris » sur la page de connexion.

  • Il vous sera demandé de renseigner votre numéro matricule ainsi que votre code secret. Ce dernier vous a été logiquement transmis par votre RH. Si vous ne l’avez pas reçu, contactez votre responsable.
  • Scrollez jusqu’en bas de la page pour afficher la case d’acceptation des conditions générales d’utilisation de l’outil, puis cochez-la.
  • Ça y est, votre compte MyArkevia est activé !
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Choisissez l’option « coffre-fort » dans le menu

Il faut savoir que lorsque vous vous connectez depuis le portail du site, vous n’êtes pas tout de suite redirigé vers le coffre-fort virtuel. Vous devez d’abord sélectionner l’option de celui-ci avant de pouvoir continuer et utiliser ce service.

Plusieurs paramétrages sont disponibles depuis la première barre horizontale située en haut de la page d’accueil. N’hésitez pas à naviguer dans ce menu pour changer par exemple la langue du site. Mais vous pouvez surtout y sélectionner la rubrique « coffre-fort » qui nous intéresse ici. Elle se reconnait facilement avec l’icône représentant un cadenas sur lequel vous n’aurez plus qu’à cliquer.

Comment accéder à vos documents RH

Enfin, Myarkevia est bien entendu consultable en ligne à tout moment depuis votre PC, votre tablette ou votre téléphone portable. Accédez à vos documents depuis n’importe quel endroit où vous êtes connecté, et ce H24 et J7. Grâce à l’interface intuitive et ergonomique, retrouvez tous vos documents RH en vous rendant sur le lien officiel http://www.myarkevia.com, puis connectez-vous en suivant la démarche décrite plus haut pour consulter vos fiches et pièces relatives au personnel.

Comment contacter Arkevia ?

En cas de dysfonctionnement ou de problème pour vous connecter sur Myarkevia, vous pouvez joindre le service client en cliquant sur « Contact » vers le bas de la page d’accueil du site. Vous devez par la suite remplir le formulaire de contact et entrer les renseignements demandés. Votre requête peut prendre quelques minutes à quelques heures pour être traitée et résolue.

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