Philia ADMR : comment ça marche ?

Philia ADMR est un outil numérique de gestion et de planning à distance pour faciliter l'organisation du travail au sein de l'association ADMR. Cette dernière a pour principale mission l'aide aux personnes âgées, malades ou en situation de handicap, mais également aux familles et aux enfants. Ce guide aide à comprendre le fonctionnement de la plateforme dédiée aux personnels et aux bénévoles œuvrant pour cet organisme d'aide sociale. 

Philia ADMR, son origine

L'association locale de l'Aide à Domicile en Milieu Rural (ADMR), pour améliorer ses services, mais surtout pour faciliter la mission de son personnel bénévole ou non, a mis en place le dispositif de télégestion Philia. 

Le premier bilan de cet outil de télégestion a été rendu par l'ensemble des utilisateurs en décembre 2015. À son origine, cette solution informatisée cherchait surtout à permettre un relevé de présence automatique. 

Plus tard, le programme a permis aux salariés dotés de téléphone mobile d'accéder à la visibilité de l'ensemble du temps de travail, ainsi que de consulter tous les plannings en temps réel. 

Philia ADMR a également pour vocation d'aider l'association à la gestion et au contrôle des données quotidiennes pour lutter contre les erreurs de saisie et de facturation manuelles. Par la même occasion, une démarche écologique est prônée à travers la limitation du gaspillage de papier. 

Présentation de l’association ADMR

ADMR compte aujourd'hui près de 94 000 salariés et 85 000 bénévoles pour venir en aide aux séniors, aux personnes malades ou en situation de handicap, aux familles en difficulté et aux enfants nécessitant une assistance. 

À travers ses services à la personne, l'association met en avant 6 valeurs : 

  • La proximité : composé de réseaux présents sur tout le territoire français, chaque localité a son association ADMR.
  • La qualité de service : elle s'engage dans une démarche d'amélioration continue de la qualité de ses services.
  • La dimension humaine : l'humain est au centre des tâches de chaque acteur de l'association, au-delà des réalisations techniques de chaque missionnaire.
  • Des offres personnalisées : tous les besoins trouvent leurs solutions adaptées grâce à des propositions de services diversifiées.
  • L'expérience : fort de 70 ans d'expérience dans le domaine social, l'organisme fait aussi preuve de capacité d'innovation pour offrir des services au rythme de l'évolution technologique.
  • L'écoute : chaque membre de l'ADMR est à l'écoute pour concevoir la meilleure solution pour chaque situation et chaque profil de client.
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Les services proposés par ADMR

L'association ADMR propose une multitude de services à la personne grâce à la collaboration de ses salariés et bénévoles : 

Les services et soins aux séniors

Ils comprennent toutes les prestations d'assistance aux personnes âgées telles que : 

  • L'aide et l'accompagnement en résidence
  • Le transport assisté
  • La garde et les visites à domicile (jour et nuit)
  • La téléassistance
  • Le service de livraison de repas et de courses à domicile
  • Les travaux domestiques de bricolage et le
  • L'aide-ménagère : nettoyage du domicile et repassage
  • L'hébergement et le pensionnat
  • Les soins et hospitalisations à domicile
  • L'assistance aux aidants
  • Les sorties, divertissements et loisirs
  • Les services spécialisés : soin et accompagnement pour les patients de l'Alzheimer et les autres maladies de la même catégorie

Lire aussi : Messagerie APHP : comment y accéder ?

L’accompagnement des personnes à mobilité réduite ou en situation de handicap

Ces services incluent également des aides et accompagnements à domicile et du transport inclusif, ainsi que toutes les offres précédemment citées concernant les personnes âgées. 

L'assistance administrative est aussi proposée dans cette gamme de service aux personnes vivant avec un handicap. 

Les services dédiés à l’enfance et à la parentalité 

Outre la garde d'enfants à domicile, ADMR propose aux parents de répondre à divers besoins : 

  • Les établissements tels que les crèches et micro crèches
  • L'accueil de loisirs et espace d'accueil parents-enfants
  • Les assistances aux devoirs et le soutien scolaire à domicile
  • L'assistance à la parentalité à domicile

Les services d’entretien de la maison et divers

Il s'agit de toutes les formes d'aides ménagères allant du ménage et repassage, aux travaux (hors grands ouvrages) de bricolage et de jardinage. D'autres options s'ouvrent aux clients : 

  • La livraison de repas et de courses à domicile
  • Le gardiennage de résidence ou d'animaux pendant les voyages
  • L'assistance administrative

Comment utiliser PHILIA ADMR ?

Pour pouvoir exécuter toutes les tâches qu'incombent les services proposés par ADMR, Philia constitue un outil incontournable pour la gestion du quotidien de tous les acteurs de l'association. Nous présentons dans cette partie les fonctionnalités de l'outil : comprendre son ergonomie générale, découvrir les différents espaces de travail qui s'y trouvent et guider l'utilisateur pour une navigation efficace à travers cette solution numérique. 

Comment accéder à Philia ADMR

Vous pouvez accéder à la plateforme Philia à partir d'un navigateur Internet en utilisant l'adresse suivante : http://www.philia-admr.org

Pour faciliter votre prochaine connexion, nous recommandons de créer un raccourci. Pour ce faire, saisissez l'adresse directement dans la barre d'adresse URL et non dans barre de recherche de votre navigateur.  Cliquez sur l'icône à droite de la barre d'adresse. Le raccourci s'affiche désormais en dessous de votre barre d'adresse. En utilisant ce raccourci, vous évitez les erreurs d'accès.

Ouvrez votre session

Pour pouvoir ouvrir une session et vous connecter, vous devez saisir votre identifiant et votre mot de passe. Ces derniers sont fournis par votre référent fédéral lors de votre recrutement. Après ce faire, vous serez connecté à votre espace par défaut (mode « association »).

Explorez Philia

Pour naviguer et exploiter pleinement Philia, vous pouvez dérouler ou enrouler l'arborescence du menu utilisateur. Vous pouvez également cliquer sur les différentes icônes correspondant à différentes fonctionnalités. Des menus sous forme d'onglets dans lesquels vous pourrez aussi naviguer apparaîtront alors. 

Les flèches servent à afficher les onglets suivants et précédents si vous en avez ouvert un grand nombre.

L’espace clients et intervenants

Cet espace vous permet de créer ou d'éditer le profil d'un intervenant. Cette fonction fait également apparaître les cycles de disponibilités d'un agent.

  • L'onglet « Domaines d'intervention » donne accès à la gestion du rattachement de l'agent à tous les domaines d'intervention de ADMR.
  • L'onglet Compétences est un véritable assistant virtuel de gestion des compétences globales des intervenants.
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Vérifiez l’agenda des agents

L'agenda affiche le planning d'un intervenant sur 24 h. Au quotidien, c'est donc la journée en cours qui apparaît sur l'écran. La fenêtre se scinde en 4 zones :

  • La barre de cumul des heures de prestations
  • Les options de filtre
  • L'agenda
  • La liste des tâches non affectées, appelée dans le jargon : panier 

Gérez vos clients

Cette fonctionnalité permet de créer ou de modifier une fiche client. Vous y avez également la possibilité : 

  • D'ajouter de nouveaux clients
  • D'imprimer la liste de vos clients
  • D'afficher la liste des agences certifiées pour ADMR et pour lesquelles vous avez des droits.

Gérez les demandes d’intervention

Une demande d'intervention équivaut à la demande d'assistance d'un client. Cette fonction sert à définir les rendez-vous et leurs récurrences pour chaque jour de la semaine. L'intervenant pour chaque tâche et chaque récurrence sera alors également déterminé. 

L'option de filtre propose la possibilité de sélectionner un client pour une liste de demandes, par agenda et par client. 

Accédez à l’agenda du client

La fonction agenda du client donne une visibilité sur l'emploi du temps sur la journée en cours de celui-ci. On peut aussi afficher une période allant de 1 jour à des mois selon les besoins. Il faut paramétrer l'outil pour définir le nombre d'interventions à afficher selon le nombre de jours conventionnels sur Philia ADMR. 

Accédez aux plannings des interventions

Enfin, l'agenda de l'agence constitue le principal environnement Planning de la plateforme. Il permet d'accéder au planning général de l'association. Par défaut, le planning de la journée en cours s'affiche s'il n'a pas été paramétré autrement.

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