Un déménagement, que ce soit pour un particulier que pour une entreprise, doit se dérouler dans les meilleures conditions. Néanmoins, par rapport à celui d'un particulier, un déménagement d'entreprise révèle bien plus complexe. Il faudra alors être des plus pointilleux dans l'organisation et la préparation d'un tel évènement. En effet, il doit impacter le moins possible l'activité professionnelle. Comme il s'agit également d'un changement, impliquer les collaborateurs ne serait que recommandé. Découvrez alors ces quelques conseils pour bien se préparer au déménagement d'entreprise.
Déménagement entreprise : une occasion pour faire le tri
Il est indispensable de penser à la disposition des nouveaux bureaux lors de la préparation d'un déménagement d'entreprise. Ainsi, avant d'empaqueter toutes les affaires, il est conseillé de faire le tri de ce qui pourrait encore être utilisé, de ce qu'il faut jeter, mais aussi de ce qui pourrait être encore utile dans un avenir proche. Pour ce dernier cas, opter pour la solution du self stockage serait l'idéal.
D'ailleurs, dans un établissement proposant la location de box de stockage, vous pourrez stocker vos affaires dans un espace dédié, sécurisé et conditionné pour une bonne conservation de l'état de vos meubles, matériels et autres outils. Le plus avantageux, c'est que l'entreprise pourra non seulement opter pour un espace dont le volume correspondra à ses besoins en stockage, mais qu'elle pourra aussi trouver un établissement proche des locaux, comme le garde meuble ile de france pour les entreprises installées à Paris ou dans les autres villes de ce département du Centre-Nord de France.
La préparation de l’aménagement des nouveaux bureaux
Même si vous devrez penser à la rénovation et au nettoyage des anciens locaux pour faire l'état des lieux, il est tout aussi important d'apporter de la nouveauté dans l'agencement de nouveaux bureaux. Après avoir fait le tri dans les affaires et les matériels alors, vous devrez penser à marquer clairement chaque carton que vous aurez emballé afin qu'il ne se perde pas. Il faut aussi savoir profiter de l'occasion pour penser à un aménagement optimal des lieux, car oui, tout comme la décoration de votre salon avec une couleur tendance est essentielle à l'ambiance recherchée, c'est aussi le cas dans un local de travail.
Non seulement cela permettra à vos collaborateurs de retrouver un lieu idéal pour la productivité et la motivation, mais aussi de donner un nouveau souffle au décor de votre local professionnel pour marquer le changement. Pour vous faciliter la tâche, il serait préférable d'ailleurs de nommer un ou des responsables de déménagement selon la taille de votre entreprise. Dans le cas où vous disposeriez d'un budget conséquent alloué à cet évènement, le mieux est de remettre le projet aux mains de professionnels du déménagement. Ces derniers disposent de toutes les compétences et de tous les matériels indispensables pour prendre en charge le projet et l'effectuer dans les meilleures conditions.
Si vous êtes également à la recherche d'un graphiste indépendant à Lyon pour développer les activités de votre entreprise, retrouver d'excellents conseils dans cet article « Comment trouver son graphiste indépendant à Lyon ? » !
N’oubliez pas les différentes formalités nécessaires au déménagement
Aussi bien pour un particulier que pour une entreprise, le déménagement entraîne certaines procédures et formalités des plus importantes à accomplir. Le plus important reste le dépôt du bail de votre ancien local qui devra être effectué au moins 6 mois avant la date départ. Tout ce qui est ligne téléphonique, abonnements Internet, mais aussi les adresses dans les documents officiels, leur modification ou demande de changement (si besoin) est impératif.
C'est d'ailleurs le cas avec l'extrait Kbis qui doit être mis à jour auprès du greffe du tribunal. Si le déménagement inclut d'ailleurs un transfert de siège dans un autre département, la demande d'un nouvel extrait Kbis est indispensable. N'oubliez pas également de prévenir, via les différentes voies de communication disponibles, vos clients et prestataires du changement d'adresse de votre entreprise.